自社商品の取扱説明書や工事説明書、
社内用の業務マニュアルや手順書といったマニュアルを社内で作成される場合、
Wordを使っているという方も多いのではないでしょうか。

その場合、マニュアルの仕上がり（わかりやすさ、見やすさ、検索のしやすさ）や
作りやすさには満足されていますか？

この記事では、マニュアルの仕上がりと作りやすさの両方を改善すべく、
株式会社ガステック様と弊社が取り組んだ事例をご紹介します。

お客様のお困りごと・ご要望

ガステック様のお困りごととご要望は、次のようなものでした。

●　自社の取説は評価しにくい。
→ 取説の診断を依頼したい。

● 　1冊の取説を複数の担当者が執筆しているため、ブレが発生しやすい。
→ 標準化し、統一フォーマットを作成したい。

●　基本的には取説を内製しているが、一部は外注している。
→ Wordのテンプレートを作成し、すべての取説を内製したい。

そこで、まずは弊社のマニュアル健康診断をご依頼いただき、
現状の取説と製品をお預かりして、問題点や課題を分析しました。

問題点の抜粋

　●　見た目が似通ったスタイルが多く、メリハリが少ない

　● 　ユーザーの使用順に沿った構成、説明になっていない

　●　見出しから内容を推測しづらい

　●　ツメなどがないため、検索しにくい

このような分析結果を踏まえ、弊社は2つのステップに分けてご提案をしました。

Step1 ライティングルールの策定　-全体構成と文章についてのルールを策定-

まずは、すべての取説に応用できる目次構成を検討し、
定型文とする文章を決め、文章や用語のルールを策定しました。

このステップで作成したもの

●　目次構成表

　　　構成を一から見直し、ユーザーの使用順に沿った構成にしました。
　　　基本の構成を決め、追加・変更時のルールも策定しました。

●　定型文

　　　すべての取説に共通して使用する文章を決め、わかりやすく簡潔な
　　　文言にしたうえで、定型文として管理できる表にしました。

●　スタイルガイド

　　　本文・手順・見出しなどの要素区分、数字・記号などの文字種ごとに
　　　表記・文体・記述スタイルなどについてのルールを策定しました。

●　用語集

　　　固有名詞・専門用語・一般語にわたり、頻出する用語や誤りやすい用語について、
　　　使用する用語とその表記を用語集としてまとめました。

Step2 テンプレートの作成　-Step1のルールに基づいて、Wordテンプレートを作成-

次に、表紙から裏表紙まで、あらゆるページの種類をカバーするテンプレートを作成しました。

●　目次構成表で決めた見出し、定型文は、そのまま使えるようにテンプレートに反映しました。

●　テキストを入力してスタイルを選ぶだけで項目番号・見出しの装飾・文字色・文字サイズなどが自動で設定されるように、スタイルを設定しました。

●　元のフォーマットにはなかった、フローチャートのフォーマットを新設しました。

お客様の活用例

ご提案した目次構成表、スタイルガイド、定型文、用語集、Wordテンプレートを活用して、
ガステック様が新商品の取説を開発されました。

定型文以外の文章についても情報が整理され、
簡潔な文章に改善されており、レイアウトも見やすく整えられています。

　●　テンプレートとライティングルール作成による効果

・複数担当者がいてもブレが発生しづらくなった。
・ある程度書き方が決まるため，取説製作時間の短縮ができた。

　● 　テンプレート作成の効果

・目次，スタイルガイドによりメリハリがでて見やすくなった。
・説明文と図が決まった位置になるので見やすくなった。
・ツメのおかげで検索性が向上したと思う。

　●　ライティングルール作成の効果

・伝えたいことが明確になった。

弊社がお手伝いします

いかがでしたでしょうか？
Wordでも、考え方や使い方を工夫すれば、仕上がりも作りやすさもこんなに改善することができます。

とはいっても、自社のマニュアルを客観的に分析するのはなかなか難しいもの。
まずは、無料のマニュアル診断を依頼してみませんか？