マニュアル作成に役立つ７つのポイント【作り方のコツを徹底解説】

この記事では、
マニュアルの定義や、作成から運用までの手順や作業工程についてのコツ、
押さえておきたいポイントなどを分かりやすく紹介します。

マニュアルを初めて作成する方や、どのように作ればよいかお困りの方、
マニュアル制作業務のフローを見直したい方におすすめの解説記事です。

１．そもそもマニュアルとは？

一言でマニュアルといっても、様々な種類や呼びかたがありますが、
とりわけ正確性やわかりやすさが求められるものは主に2種類あります。

一つは、製品の使用方法や安全情報を記載した 「製品マニュアル」 、
もう一つは、社内の業務を標準化させる 「業務マニュアル」 です。

それぞれのマニュアルの特長を整理してみましょう。

製品マニュアルとは

製品マニュアルとは、いわゆる「取扱説明書」に代表される、
製品に付随するマニュアル全般を指します。

製品マニュアルは、製品を正しく安全に使用してもらうため、
使用方法（操作手順）、安全情報、仕様などを明記したものです。
また同時に、企業がユーザーに対して説明責任を果たすためのものでもあります。

そういった役割から、
正しく、ユーザーにとってわかりやすい記載が求められます。

また、「マニュアルを読んで困りごとが自己解決できた」という経験は、
製品やマニュアルだけでなく、メーカーそのものへの信頼性にもつながり、
ひいては問い合わせへの対応にかかるコストの削減も見込めるメリットがあります。

業務マニュアルとは

業務マニュアルは、「作業手順書」や「教育マニュアル」などのように、
業務フローや作業手順、基準などをまとめたマニュアルを指します。

業務マニュアルは、
業務の流れや作業手順を文書として明記することで、
スタッフ間の社内業務のプロセスを標準化することができ、
その業務における一定の品質を確保できます。

また、「この仕事はAさんしかできない」といった業務の属人化を防ぐ役割もあります。
社員間で一定の手順や基準が共有されるため、
「急な欠員で仕事が止まってしまう」という事態を防止する効果があります。

さらに、口頭などでの教育に比べてブレがなく明確に伝わるため、
新人教育・研修の効率が上がり、人材の実務投入への時間短縮にもつながります。

そのような特徴から、
近年では、業務効率化や作業の標準化による生産性向上を目的に、
多くの企業で業務マニュアルが整備されるようになってきています。

製品マニュアルと業務マニュアルとでは、
記載すべき項目や見せ方、使用シーンなどが少し異なります。

しかし、どちらも 物事をわかりやすく伝えるためのドキュメント である
という点では共通しています。

マニュアルにおいて、「わかりやすい」 というのは非常に重要です。

せっかく作ったマニュアルでも、読み手に必要な情報をうまく届けられなければ意味がありませんよね。

では、わかりやすいマニュアルを作るにはどうすればいいのでしょうか？

２．マニュアル作成時に役立つ７つのポイント

社内業務の一環で
「本業務とは別に、自分でマニュアルを作らなければならない」
というシーンは珍しくありません。

専門性の高い内容をマニュアルとして書き起こすにあたっては、
当然、製品の設計者や業務に詳しい担当者の知識が欠かせません。

そのため、専任のマニュアル作成チームを持たない会社では、
設計者や担当者が自らマニュアルを作成する場合も多いです。

しかし、いざマニュアルを作ろうと思っても、

「どのように作ればいいのか」

「何に気を付ければいいのか」

「どんなツールを使えばいいのか」

と手が止まってしまうことはないでしょうか？

ここからは、マニュアル作成時に役立つポイントをご紹介します。

ポイント ①：5W1H を明確にする

マニュアルを作成する際、最初に決めておきたいのが 「5W1H」です。

これから作るマニュアルが、

When：いつ
Where：どこで
Who：誰が
What：何を
Why：なぜ
How：どのように

使用するものなのかを明確にします。

5W1H があやふやなままマニュアルを作り出してしまうと、
結果的に 「使いにくいマニュアル」 になってしまうことがあります。

例えば、

・新入社員向けの教育マニュアルに難しい専門用語が頻出する

・現場作業者向けの作業マニュアルがWebでしか閲覧できない

などなど…

マニュアルの意図や使われ方、対象となるユーザーにマッチしていないと、
使われなくなってしまうのは明白ですよね。

マニュアルの基本となる 5W1H をあらかじめ明確にしておくことで、
課題や、これから作る マニュアルの理想形 が見えてくるようになり、
マニュアルを作ったときに失敗した、と感じることも少なくなるはずです。

ポイント ②：文章のわかりやすさにこだわる

メールやプレゼンなどを作成する時に、
とにかく詳細に情報を伝えようとして、つい長々とした文を書いていた、
という経験はありませんか？

一生懸命作った割に、相手の反応が薄かったり、
大事なところをきちんと読んでもらえなかったりして、
なんだかモヤモヤ…といったことも。

一方、読み手の視点ではどうでしょうか？
広告のキャッチコピーのような、直感的に理解できる短文と違い、
長文を読んで理解したり、必要な情報を精査するには、それなりにエネルギーが必要です。

特に対象の物事に対する興味・関心が薄い場合、
長文をわざわざ読み込んで理解しようという気持ちは起こりにくいものです。

パワーポイントを使ってプレゼンをする際に、
スライド内に情報を詰め過ぎない方が、より相手に伝わりやすくなるというのと同じです。

いくら正しく詳細に書かれていても、情報量が多すぎると、
読み手に 本当に伝えたいこと が伝わりにくくなります。
流し読みや読み飛ばしで肝心な情報を見落とし、
誤った操作や事故を招いてしまうことも考えられます。

マニュアルの文は、要点を整理し、
できる限りわかりやすく・簡潔に記載する ことが望ましいとされています。

具体的な方法としては、

・一文一義を意識した簡潔な文にする

・難しい言葉を使わず、簡単な言葉に置き換える

・二重否定など、読み手の誤解を招く表現は避ける

などがあります。

一文一義の意味や、わかりやすい文章の書き方については、
以下の記事を参考にしてみてください。

また、マニュアルは基本的に
「読み手にやさしい読み物」 でなければなりません。

無暗に専門用語や社内用語は使わないようにするか、
マニュアル内に 用語の補足説明を加える ことをおすすめします。

ポイント ③：見やすいレイアウトにこだわる

多くのマニュアルは、視覚を通してユーザーに情報を伝えます。

必要に駆られてマニュアルをぱっと開いた時に、
ページいっぱいにぎっちりと文字が詰め込まれていたり、
ごちゃごちゃとして欲しい情報がすぐに見つけられなかったりすると、
途端に読む気が失せてしまいますよね。

マニュアルは、小説のように全体をじっくり読まれることはほとんどありません。

「必要な時に、必要な情報を、素早く探す」 ためのものです。

レイアウトやデザインの工夫によって、情報がうまく整理されていれば、
複雑な手順などが書かれていても読みやすいものです。

具体的な方法としては、

・紙のマニュアルは「Zの法則」、Webマニュアルは「Fの法則」に則る

・オブジェクトの位置を揃え、適度な余白を設ける

・文字の大きさ・太さ・色などで適度なメリハリをつける

などがあります。

レイアウトについての詳細な解説は、以下の記事を参考にしてみてください。

レイアウトのデザインをする上では、
同じマニュアルの中でフォントの種類をころころ変えたり、
統一感のない配色で紙面をにぎやかにしたりといった
過剰な装飾をしない ように注意しましょう。

スーパーのチラシのように、
メリハリがありすぎるデザインや極端なレイアウトは、
マニュアルには不向きです。

色使いも、適度に色数を抑えてシンプルにすると、
見やすくまとまったデザインになりやすいです。

ポイント ④：情報の取り出しやすさを高める

マニュアルが必要とされるシーンは、大きく分けて3つ考えられます。

① 初めてその製品（業務）に触れる時

② 製品（業務）でわからないことがあった時

③ トラブルや不具合があった時

上記のいずれの場合でも、
ユーザーは 正確な情報をなるべく早く欲していると考えられます。
言い換えると、正確な情報がスムーズに見つかる、
検索性の高いマニュアルは、「良いマニュアル」であると言えます。

マニュアルの検索性を高める具体的な方法は、

・目次やインデックス（ツメ・小口見出し）を設置する

・目次構成を整理する

・見出し文をわかりやすく具体的にする

などが有効です。

目次構成や見出し文の書き方の詳細な解説については、
以下の記事を参考にしてみてください。

ポイント ⑤：図やイラストは積極的に使う

必要に応じて図やイラストを挿入すると、
文章だけでは表現しきれない情報を視覚的に伝えやすくなります。
文を読む手間も減り、読み間違いなどによる誤解も減ります。

例えば、作業手順に下記のような説明文があったとします。

「上の部品を反時計回りにまわす」

どちらに回せば良いのかは文字情報だけでもわかると思います。
ただ、「上の部品ってどれ？」「どっちだっけ？」「時計回りはこうだから…」と
一瞬考えてしまう人は少なくないでしょう。

この「考える」というのが、実は曲者です。
読むのが面倒になって流し読みしたり、思い込みで適当に操作してしまったり…
誤った操作だけでなく、重大な事故を招く原因にもなり得ます。

説明文の一つ一つに「少し考える必要があること」が挟まっていると、
読み進めるたびにいちいち手が止まってしまい、
非常に読みづらいマニュアルになってしまいます。

そこで、この例文にイラストを一枚足してみましょう。

「上の部品を反時計回りにまわす」

いかがでしょう？

イラストを一枚加えるだけで、考える手間がなくなったと思いませんか？
効果的にイラストや写真・画像を使用すると、
テキストだけの説明よりも確実に情報を伝えることができます。

マニュアルが活用されるために大切なのは、
読み手の負担を極力減らし、作業に集中させることです。

このような、技術的な性質の情報を視覚的に伝達するイラストのことを、
「テクニカルイラスト（正式名称：テクニカルイラストレーション）」と言います。

ポイント ⑥：スタイルガイド・用語集を作る

ここで言うスタイルガイドとは、
マニュアル作成における文の書き方などをまとめたルールのことを指します。

スタイルガイドでは、以下のような内容をエクセルなどに網羅的に取り決めます。

・表現、文体、敬語表現などの表記に関するもの

・括弧や記号（約物）の使い方に関するもの

・シリーズものの統一事項に関するもの　など

用語集は、マニュアル内で統一して使用する用語と、
その用語について関連する補足情報（使用条件、類似語との使い分けの情報など）を
まとめたものを指します。

このように、マニュアルを作る際にはあらかじめ多くのルールを決めておきます。
なぜ、ここまで詳細に決めるのでしょうか？

それは、マニュアルが 統一性を求められる文書 だからです。

統一性がない例としては、

・文末表現や固有名詞などの表記がゆれている

・ページによってレイアウトが異なる

・類似モデルの取説（作業別マニュアル）の目次構成やデザインが異なる

などが挙げられます。

不統一が目立つマニュアルは、読み手に不信感を与えてしまいかねません。
信頼を失ったマニュアルは「読む必要がないもの」と思われて、
利用されなくなってしまいます。

また、用語の表記などにゆれがあると、
読み手の誤解を招き、誤った操作を招く原因にもなります。

このような不統一は、特に複数人でマニュアルを作成する際に起こりがちです。

スタイルガイドや用語集を事前に作成しておくことで、
複数人でマニュアルを作成する場合であっても、制作メンバー間の共通認識が生まれ、
文体のばらつきを防ぎ、用語や表記を統一することができます。

さらに、新たに作成を担当することになった人でも、
マニュアルの書きぶりや表記に悩むこともなくなり、作業効率がアップします。

用語集の作り方｜作成に役立つテンプレート付き

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ポイント ⑦：マニュアル作成ツールの真価はコンテンツに宿る

インターネット上でマニュアルの作成方法を調べると、

「このマニュアル作成ツールを使えば万事解決！」

といった内容の記事が多く見られます。

確かに、マニュアル作成ツールは効率化の面で非常に便利です。
マニュアルに特化した編集機能などで、
難しい設定もなく、簡単に見栄えの良いマニュアルを作ることが可能です。

しかし、 マニュアルは読み手のためのドキュメント である、
ということを忘れてはいけません。
見た目が美しく整っているだけでなく、
ユーザーにとって読みやすく、わかりやすいことが重要です。

たとえば、今までワードやエクセル、パワーポイントなどで作っていた、
社内の業務マニュアルをもっと良くしたい！と、
マニュアル作成ツールを吟味し、サブスク形式で導入したとしましょう。

ツールによっては、必要な項目やテーマを選び、
テキストや図などを流し込むだけで簡単にレイアウトが完成します。
シングルソースで、PDFでもWebでも好きな形式に書き出しOK。
マニュアル制作の効率は今までと比較して大きく向上します。

しかしなぜか、従業員からの評判はいまひとつ…。
結局、しばらくすると担当者の熱も冷め、
契約は結んだままツールを持てあましてしまい、
利用料金だけがかさんでいく…なんてこともあり得ます。

その理由は、マニュアル作成ツールを使うことで制作の作業効率が上がり、
見た目が整ったマニュアルを作れたとしても、
中身がツール導入以前のものと変わらない からです。

マニュアルの作成においてはツールの選定ももちろん大切ですが、
まずは内容のわかりやすさや、情報の整理を優先したいところです。

ここまで、マニュアルの作成時に押さえておきたい、
7つのポイントをご紹介しました。

次のステップでは、
マニュアルを作成して運用するまでの、作業工程について見ていきましょう。

３．マニュアルの作成から運用までのフロー

マニュアルの作成から運用までのフローは、
大きく4つのステップに分けられます。

ステップ ①：企画フェーズ

ステップ②：準備フェーズ

ステップ ③：作成フェーズ

ステップ ④：運用フェーズ

それぞれのフェーズを詳しく見ていきましょう。

ステップ ①：企画フェーズ

まずは、どのようなマニュアルを作るのかを決めていきましょう。

［ポイント①］ で解説した 5W1H に当てはめることで、
要件を満たし、読み手となるターゲットに寄り添った、
「これから作るべきマニュアルの全体像」が見えてきます。
企画フェーズで取り決める内容としては、

・マニュアルの目的

・マニュアルで伝える内容、範囲

・ターゲット（マニュアルのユーザー層）

・マニュアルの仕様、構成

・マニュアルの媒体（紙、PDF、Web、動画など）

・作成スケジュール

・担当者の割り振り

などが挙げられます。

ステップ ②：準備フェーズ

制作方針が決定したら、早速原稿作成に取り掛かろう！
…というわけではありません。

その前にもう少し準備が必要です。

具体的には、

・目次構成の検討

・項目ごとに記載する内容の検討

・テンプレート（フォーマット）の作成

・スタイルガイド、用語集の作成

・企画内容の共有

など。

いずれも面倒に感じるかもしれませんが、
この準備フェーズをきちんと行うことで、
一番時間のかかるマニュアル作成の工程を、効率的に作業を進めることが可能です。

例えば、執筆者が原稿の細かい書きぶりに悩むことなどが少なくなり、
結果的に、作成にかかる時間や手間を短縮できるというわけです。
また、決まったルールに沿って作成することで統一感のあるマニュアルになります。
同時に、企画内容を組織内の各作業担当者に伝えておくことも大切です。

マニュアルに使用するイラストを外注する場合は、
この段階から手配しておきましょう。

ステップ ③：作成フェーズ

準備が整ったところで、いよいよマニュアル作りのスタートです。
原稿作成時には、 ［ポイント②］の内容を意識すると良いでしょう。

書き上げた原稿は、必ず推敲しましょう。
執筆者による推敲はもちろんのこと、
第三者メンバーによる 校正・校閲 も必要です。

誤字・脱字、内容や表記の誤り、情報の抜けなどミスがないかをチェックし、
マニュアルの内容を正しいものに修正します。

校正と校閲、校正指示のやり方については、
以下の記事を参考にしてみてください。

「具体的にどんな視点で何をチェックすれば良いかわからない」

「毎回見るところが違う」

「1ページずつ細かく見すぎてやたらと時間がかかる」

といったお悩みも多いもの。

そういう場合は、準備フェーズの段階でチェックリストを用意しておくと、
誤字・脱字、内容や表記の誤り、情報の抜けなどの修正箇所が、
チェック時に通り抜けてしまうことが少なくなります。

ステップ④：運用フェーズ

「やっと完成した！終了！」
と、作成したマニュアルから完全に手を離してしまっていませんか？

マニュアルは、作って終わりのドキュメントではありません。
様々な手法で 評価・検証し、改善していくことが肝要です。

作成したマニュアルが本当にユーザーにとって役立つものか、
書いてある内容の通りに作業しても問題がないか、
わかりにくい点がないか、
不足している情報はないか、
完成した物を実際に用いてみないとわからないことはたくさんあります。

マニュアルの評価には様々な手法がありますが、
代表的なのは ユーザビリティテスト の実施です。

想定するマニュアルの利用者に近い第三者に実際に使用してもらい、
マニュアルの使用感をレビューしてもらい、
制作サイドにフィードバックするというものです。

そうした評価・検証を元に、マニュアルを改善していくことで、
良いマニュアルへと磨き上げられていくのです。

具体的なマニュアルの改善方法については、以下の記事を参考にしてみてください。

マニュアル改善の第一歩！「問題点を見える化」する３つのポイント

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また、注意点として頭に置いておかなければならないのは、
基本的にマニュアルというものは、
「完璧なものを一度作ればずっと使い続けられる」
とは限らないものであるということです。

特に業務マニュアルは、状況の変更や環境の変化を放置していると、
マニュアルの内容と現実の業務が乖離していくことも少なくありません。

何年も更新されず、古くなってしまったマニュアルは、
「役に立たないもの・存在すら忘れ去られてしまうもの」として、
部署内の誰にも読まれず無駄になってしまう可能性 があります。

古くなっている情報はアップデートし、常に新しい（正しい）状態を保つことが大切です。


マニュアルを作ることも大事ですが、マニュアルを定期的に管理・更新する、
組織的なシステム作りも考慮しておくことが重要です。

４．もしマニュアル作成で困ったら？

以上、マニュアル作成に役立つポイントや、
マニュアルの作成から運用までのフローを解説してきました。

とはいえ、

「マニュアルを作ってみたが、問題が発生して進め方がわからなくなってしまった…」

「自社でマニュアルを作ろうにも、リソースが足りない…」

「作りかけているうちに担当者が変わり、制作が途中で止まってしまった…」

というケースもあると思います。

当サイト『マニュアル制作のトリセツ』では、
マニュアルの作成に役立つ様々な情報を日々発信しています。

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