マニュアルがわかりにくいと言われた時に見直すべきポイント

投稿日:2024年12月19日

マニュアルがわかりにくいと言われていませんか？
マニュアルは一度作成すれば良いというものではなく、継続的な改善活動が必要です。
この記事では、マニュアルをより良く改善するために必要なポイントを解説します。

 

 

 

1．わかりにくいマニュアルがもたらすリスクとは？

 

マニュアルがわかりにくいと様々なリスクが発生してしまいます。

例えば、ユーザーに向けた製品マニュアルの場合、
最も顕著な問題は使用ミスや誤操作の増加です。

 

マニュアルの記載がわかりにくいと、正確な情報がユーザーにうまく伝わりません。
すると、ユーザーはメーカーが意図した方法で製品を使用できず、

誤操作が起こる可能性が高まります。

これにより、製品の性能が発揮できず、故障や事故が発生するリスクが増加します。

次に、無駄な作業の発生や作業効率の低下が挙げられます。
理解しづらい説明書では、操作手順を繰り返し確認したり、
途中で手を止めて考える必要が出てきます。
これが繰り返されることで作業が遅れ、効率が悪化します。

加えて、マニュアル内で適切な指示が欠けていると、
重大な事故や怪我が発生する可能性もあります。

 

さらに、マニュアルが不親切だとユーザーサポートへの依存が増えます。

マニュアルを読んでも不明点が解消しない場合、
コールセンターへの問い合わせが増え、対応に余計なコストがかかります。

また、わかりにくいマニュアルによってストレスを抱えたユーザーは、
コールセンターなどへの問い合わせの際に感情的になりがちで、
カスタマーハラスメントへと発展してしまう恐れもあります。

このように、わかりづらいマニュアルは、
使用者の安全や作業効率に直接的な悪影響を与えるだけでなく、
企業にとっても大きなリスクを招いてしまいます。

 

 

 

 

 

2．なぜ、そのマニュアルがわかりにくいのか？

 

では、なぜマニュアルがわかりにくいと言われるのでしょうか？

マニュアルがわかりにくいと言われる原因はいくつかあります。

 

まず、マニュアルの構成が不明瞭であることが挙げられます。

マニュアルの構成が項目や手順ごとに整理されていないと、
必要な情報を探すのに時間がかかります。
スムーズに欲しい情報へとたどり着けないとユーザーは混乱し、
わかりにくいと感じてしまいます。

次に、専門用語や難解な表現の使いかたが問題になる場合もあります。

製品によっては、マニュアルにも専門的な知識が前提となる言葉や
省略語が多く含まれることがありますが、マニュアルを必要とする読み手は、
習熟度が低く、専門用語を理解できないこともあります。

さらに、視覚的な配慮不足もわかりにくさの原因となります。

イラストや図解・表、写真といった視覚的要素が少ないと、
文字だけの情報では理解しにくいことがあります。

また、情報量が多すぎることも一因です。

必要以上に多くの情報が詰め込まれていると、どこを読むべきかがわかりにくくなり、
本当に必要な情報が読み飛ばされてしまうことがあります。

最後に、ユーザーのニーズに合っていない場合もわかりにくさの原因です。
ターゲットとなるユーザー層の知識レベルや使用環境に適した内容でないと、
情報が適切に伝わりません。

 

 

 

 

 

3．わかりにくいマニュアルを改善するには？

 

マニュアルの継続的な改善と効率的な問題解決のためには、
PDCAサイクルが有効です。

PDCAサイクルとは、
Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の
頭文字を取ったフレームワークを指します。

PDCAサイクルは「改善を止めない」ことが前提です。
計画（Plan）段階で明確な目標と方針を設定し、
実行（Do）を通じてその目標に向かって進むことができます。
そして、評価（Check）で進捗を確認し、
必要な改善（Action）を行うことで、目標に最短で到達する道筋を立てられます。

このように、段階的に確認と改善を加えることで効率的に目標を達成することができます。

 

 

 

 

 

4．PDCAサイクルの落とし穴とは？

 

PDCAサイクルには多くの利点がありますが、欠点も存在します。
その一つが、評価や改善が主観的になりがちである、という点です。

PDCAサイクルの「Check（評価）」段階で改善点を評価する際、
客観的なデータが不足していると、どうしても主観的な判断に頼ることになります。

特にマニュアルの分析に対して定量的な指標が不十分である場合、
マニュアルの評価は個人やチームの感覚や経験に依存しやすく、
結果として評価が一貫性を欠き、改善策自体が不正確になってしまうことがあります。

 

また、改善策を決定する際にも、
過去の経験や個人の価値観、社内の文化が影響を及ぼし、主観的な判断が入りやすくなります。

これにより、必ずしも最適な改善策が選ばれない場合があり、
特に問題が複雑かつ多面的な場合には、表面的な対策にとどまってしまうリスクがあります。

これらのリスクを解決するためには、
定量的かつ客観的な視点と、マニュアルの改善に対する専門的な知識やノウハウが必要です。

そこで、弊社ではPDCAサイクルの「Check（評価）」フェーズに焦点を当てた、
「マニュアル健康診断」というサービスを提供しております。

このサービスでは、弊社がマニュアル専門の制作会社として、
長年培ってきたマニュアルの制作ノウハウや、国際規格、独自の知見、最新トレンドをもとに、
5大要素・約100の評価項目をもって貴社のマニュアルを分析・評価いたします。

また、診断結果やご相談に応じて、
貴社のマニュアルを最適化する「Action（改善）」のための
具体的なご提案やサポートも行っております。

マニュアルのベストアンサーは、説明対象やユーザー層によって大きく変わります。
説明対象やユーザー層に合わせた適切な表現方法を使い、
ユーザーにとってわかりやすいマニュアルに改善するには、
専門的な知識やノウハウが必要不可欠です。

相談は無料ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。