今回は業務プロセスの見直しについてご案内したいと思います。

業務の見直しのステップ

人手不足や働き方改革の取り組みがきっかけとなり、業務の見直しを進める企業が増えています。
見直しのステップとしては次の流れが一般的です。

1. 業務の見える化
2. 見える化によって不要な業務が見えてくる
3. 業務の見直し、簡素化を行う
4. マニュアル化

一部の人材が過剰に負荷が偏っていると、その人材が欠けた場合のリスクが大きいので、その対策として業務マニュアルを作成する必要があります。複数の人が同じ仕事をするときに人によって仕事の仕方が違うと混乱が生じるので、業務マニュアルを作ることで業務を標準化しておかなければなりません。

その際、見直しを進めるのに、必ずといっていいほど課題になるのが「業務の見直しの時間がとれない」や「見直しを主導できる人材がいない」などの現場の声。

実際、人的資源に余裕のないことが多い中小企業ほど、見直しのプロセスは従業員レベルで行われています。しかし効果としては大きくないことが多いようです。

IT活用が鍵

業務の簡素化を進めるのに大きな役割を果たすのがITの導入です。SaaSと呼ばれるクラウドサービスが充実してきているので、テレビなどでも働き方改革の一環として紹介されることが増えています。

弊社では10年以上Googleのクラウドサービス G Suite（旧Google Apps）を使用しています。本業のマニュアル制作のスキルを使って、業務のマニュアル化についても取り組んでいます。

また、出張申請、有給休暇の取得、残業申請、稟議書申請などの手続きについて問い合わせ時間（問い合わせコスト）を削減するために社内手続きマニュアルとして業務マニュアル化しています。