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急いでいるのに校正ミスが発覚して、
やり直しに時間と信用を無くしていませんか?

弊社のお客様ではよく以下のようなお悩みを抱えております。

①校正する時間がない

②校正する箇所が多くて十分に校正できていない

③制作時間がかかるので、校正時間を短くしないと間に合わない

④指示以外の箇所の変更確認まで全部見ていられない。

このようなお問い合わせは、
貴社にとって以下のような不利益を発生させております。

①本来やるべき仕事に支障をきたす

②焦って作っても、ミスが発生して結局時間がかかってしまう

③マニュアルのミスでお客様からの信頼を失う

④ミスがでると社内からも怒られる

このようなお困りごとを解決するために弊社では、
「校正ミス削減サービス」をご提案させて頂いております。

「校正ミス削減サービス」では、テクニカルライティング技術、認知心理学、応用人間工学、行動心理学に基づき、弊社独自の7つの視点で詳細にヒアリングさせて頂きます。
現状の課題が発生してしまう原因分析を行った上で、貴社の課題解決に繋がるマニュアル制作の企画提案から制作までワンストップでサポートさせて頂いております。

これまでには以下のような解決案を提示してきました。

ケーススタディ①

同じような記載内容を統廃合し、文字量を減らしたら校正ミスが減った

ケーススタディ②

用語統一など、用語管理することで校正ミスが減った

ケーススタディ③

校正用電子辞書を作成することで機械校正も併用することができ、校正ミスが減った

このようなご提案によって多くのお客様のもとで、マニュアルの無駄なページ数を減らし、チェックにかかる時間の削減と印刷費のコスト削減、そして、「校正ミス削減サービス」によってお客様の不満も軽減されるといった成果を出してきました。
マニュアル制作のトリセツでは、マニュアルを刷新することによる校正ミスを減らすサービスを提供しております。

校正ミスを減らすことによって貴社の信頼アップに貢献出来ます。

起こりがちなミスに対する効果的な校正方法として、
弊社では以下のような方法を取り入れています。

初級!チェックリストの活用

チェックリストを作成し、必要なチェックが適切に行われているかを確認することが大切です。

ワークフローのチェックリストというものがあります。
横軸に担当者、縦軸に項目を入れ、あらかじめ、いつチェックするかスケジュールを立てておきます。
工程によっては、まだ必要ではない項目もありますので、不要な項目を削ったりして、ワークフローを適切に運用することができます。
例えば、初稿の段階ではイラストはダミーの状態なので、イラストのチェックは飛ばすよう計画を立てられます。
何を見るかを明確にするのがチェックリストの目的です。

ワークフローチェックリストの活用

中級!校正ツールの活用

■誤字・脱字・表記の揺れを確認するには、文章校正支援ツールを使います。
Word、Just Right! Pro など

■修正された内容を確認するには、比較校正ツールを使います。
Acrobat、Proof Checker Pro
e文章比較Helper
テキスト比較ツールなど

ツールを使うメリットは、以下のようなことが考えられます。

  • ・用語の確認や誤字、脱字を素早くチェックできる。
  • ・修正箇所以外が変更されていないかのチェックが素早くできる。

校正ツール!ProofChecker(PDF比較ソフト)

マニュアル制作のトリセツでは【不必要な変化を見逃さない】ために「ProofChecker」というソフトを導入しています。 一致する部分は【淡いグレー】で、相違部分は【濃度100%】で表示されるので「なぜここが?」と一目瞭然。

DTPオペレーターには編集作業後の確認手順として義務付けています。

比較したい条件の細かい設定や、「あおり」も可能です。「ProofChecker」 お勧めします。

中級!PDFの活用方法

PDFで校正するには、以下が必要となります。

PDF校正をするメリットは以下のようなことがあります。

①書き直しが容易 ペンで朱書きするよりも、容易に書き直して、内容を伝えることができます。
②テキスト検索 テキストは、検索機能で検索することができます。
③ページ移動が容易 PDFのページ機能を使用することができます。
④同一ページの複数表示 ウィンドウメニューから「新規ウィンドウ」を使うと、同じPDFを複数表示できます。同じPDFでも、目次と参照先ページを並べてチェックしたりするときに便利です。
⑤朱書きの集約 複数の方が朱書きされたときに集約できます。
⑥朱書きのタイミングがわかる 同じような内容の注釈があるときに、どちらが新しい内容か分かります。
⑦寸法の確認がエビデンスとなる PDFのものさし機能を使うと、どこを誰が寸法を確認したかがはっきり分かります。
⑧校正者がわかる 複数名による校正でも、注釈の名前で、誰がチェックしたか分かります。
⑨比較ツールや文章校正支援ツールの使用が可能 PDFを使うことで、校正ツールの活用が可能になります。

比較校正ツールがなくてもPDFでも簡易的な比較ができます。

  • (1) PDFを開く
  • (2) 最大表示にし、表示倍率を合わせる
  • (3) 単一ページ表示または見開きページ表示する
  • (4) ウィンドウメニューから表示ファイルを切り替える
    Ctl+F6もしくはCtl+tab(※使用するAcrobatのバージョンによる)

PDF校正と比較して、紙出力による校正には以下のメリットがあります。

  • ①全体を俯瞰できる
  • ②朱書きが容易
  • ③紙面のサイズ感をきっちりと把握できる
  • ④デザイン、色調、フォントサイズが確認できる

上級!ワークフローの見直し

既存ワークフローを見直し、必要な工程を盛り込むことで、適切なワークフローを策定することができます。
チェックすべきところを要素分けして、足りていなかった要素のところをワークフローに追加し、チェックリストの項目も変更することを繰り返していきます。そうすることで、校正はスムーズに進みます。

ワークフローの見直し

また、製造業などで活用されている「なぜなぜ分析」をすることが効果的です。

上級!ミスを起こさない仕組み作り

一度起こしたミスを二度と起こさないための仕組み作りが必要です。

弊社では、以下のような取組みをしています。

  • ①ミスのパターンを掴む
  • ②要因の分析
  • ③校正力を向上する
  • ④ツールの活用と精度向上

お役立ちダウンロード資料を請求いただけます。

マニュアル制作のトリセツで校正をする際に気を配っている「校正で役立つ10のポイント」をご紹介している資料をご請求いただけます。

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