マニュアル制作会社　初めての依頼ガイド｜選定・作成依頼のコツ                  

一口に「マニュアル制作会社」といっても、
サービス内容や対応範囲、得意な技術、実績の豊富さ、人材の質など、
企業によって特長があります。

本記事では、これまで自社でを内製していた方など、
初めてマニュアル作成を依頼する方向けに、
マニュアル制作会社の選定と依頼のポイントをご紹介します。

初めて依頼する場合には、何を基準に選定すればよいのか？
依頼の前提として決めておくべきことは何か？
依頼に必要なものは何か？
など、何かと迷うことが多いもの。

本記事が、貴社のニーズにぴったり合うマニュアル制作会社との、
出会いのきっかけになれば幸いです。

マニュアル制作会社　選定のポイント

よくあるのが、なんとなく要件に沿ってマニュアルを制作依頼したものの、
仕上がったマニュアルに「なにか違う」と違和感を感じてしまうことです。

この違和感の正体は、事前に検討・整理をきちんとしないまま、
制作を進めてしまったことで、「本当に作りたかったマニュアル」とズレがあるためです。

私たち制作会社としても、せっかくマニュアルを作るのであれば、
良いものを作って、お客様に満足して頂きたいと思っています。

そこでまずは、マニュアル制作会社を探す前に、
具体的にどのようなマニュアルが作りたいのかを社内で検討・整理をしましょう。

このセクションでは、
本当に作りたいマニュアルを作るために押さえておきたい、
検討・整理の７つのポイントと、制作会社を選ぶ基準についてご紹介します。

ぜひ、ご参考にしてみてください。

①：依頼の目的は？

「新商品の販売に向けて取扱説明書を作成したい」
「問い合わせ件数を削減するため、取扱説明書をわかりやすくしたい」
「取扱説明書をブランドイメージに合ったデザイン・内容にしたい」
「内製している業務マニュアルをわかりやすくしたい」
「社内マニュアルの検索性を上げて、活用されるマニュアルにしたい」

…など、マニュアル作成を依頼する目的を明確にします。

②：依頼の範囲は？

「マニュアルの新規作成を丸ごと」
「既存マニュアルの部分的な変更のみ」
「データ作成だけでなく、印刷まで」
「日本語のマニュアルを作成後、多言語展開も」
「現行マニュアルの問題点の洗い出しと、改善提案を」
「紙マニュアルの電子化／web化を丸ごと」

…など、マニュアル制作会社に依頼したい範囲を検討します。

③：マニュアルの媒体は？

どのような媒体のマニュアルにするかを検討します。主な媒体は次の通りです。

・紙（1枚もの、冊子）
・電子（PDFなど）
・web
・動画

④：マニュアルの仕様は？

マニュアルの媒体に合わせて、主に次のような内容を検討します。

【紙マニュアルの場合】

・紙のサイズ
・印刷の色（モノクロ／2色／フルカラー）
・大まかなページ数

【電子マニュアル、webマニュアル、動画マニュアルの場合】

・データ形式
・主な表示媒体（PC／スマートフォン／タブレットなど）
・大まかなボリューム

⑤：制作環境は？

完成後に自社でデータを変更したい場合など、制作環境を指定する必要がある場合は、
制作ソフトウェア（Illustrator、InDesign、Word、PowerPoint、HTMLなど）の
種類やバージョン、使用するフォントなどについても検討します。

⑥：スケジュールは？

製品の開発・生産のスケジュールから、最終納品物の納入日を検討します。

⑦：予算は？

企画全体の予算から、マニュアル制作にどの程度の予算を回せるかを検討します。
下記のような、制作会社が示している料金表などを参考にすることも一つの手です。
〈料金表はこちら〉

そもそも、
「マニュアルが必要だが、どのようなマニュアルにすべきかも迷っている、相談したい」
という場合には、上記の項目を参考に、決定していることと相談したいこととを整理して、制作会社に相談するとよいでしょう。

ちなみに、弊社ではマニュアル制作についてのお困りごとや、
課題感などの解決・ご提案の場として、Webミーティングツールを使った
無料相談会を設けています。

相談会は随時受け付けていますので、
下のバナーリンク先よりお気軽にお問い合わせください。

ここまでの準備ができたら、いよいよ、制作会社の選定を行います。
事前に社内で検討した結果などから、次のような観点で選定し評価すると良いでしょう。

① 指定した媒体（メディア・フォーム）に対応できるか？

② 制作環境を指定する場合、その制作環境で作成できるか？

③ 依頼の目的や範囲に合ったサービスを提供できるか？

④ （概算見積もりを依頼し、）予算内で作成できるか？

また、特別な技術やスキル、コンサルティングなどを必要とする依頼の場合には、
単に対応が可能だというだけでなく、その制作会社の得意分野や、これまでの実績などについても確認しておくと、安心です。

分かりやすさや検索性などの改善提案を依頼する場合には、
ユーザー視点での分析・改善提案が得意な制作会社を探しましょう。

マニュアルの作成自体が初めてで、
どのような情報を提供すれば作成してもらえるのか、どのような点に注意すべきなのか、
どのように進行していけばよいのかなどについても相談しながら進めていきたい場合には、
マニュアル作成の経験や実績が豊富で、きめ細やかな対応をしてくれる制作会社を中心に選びましょう。

不安に思うことがあれば、遠慮なくに制作会社に相談してみると良いでしょう。

相談した内容についてどのような回答を返してくれるか、
相談した内容以上の提案をしてくれるかなども選定のポイントになります。

大きな案件を依頼する場合には、小さめの案件を依頼してみて、
提案力・制作力・対応力・品質などの力量を見極めるという方法もおすすめです。

マニュアル制作会社　依頼のポイント

制作会社を選定し、契約書を交わすなど依頼の準備が整ったら、
次は、実際の案件の依頼に移ります。

依頼時に必要なものは、依頼の内容や制作会社によっても異なりますが、
おおむね以下の７つを準備しておくと、スムーズに話を進めることができるでしょう。

① 製品そのもの（製品マニュアルの場合）

※開発中の場合は、試作品、3D CADデータ、参考になる類似機種と差分情報など
形状や操作方法の確認、イラスト作成などに使用されます。

② 参考資料

※仕様書、企画資料、類似機種のマニュアル、参考にしてほしい他社のマニュアルなど
マニュアルに掲載したい情報は、その時点で準備できるものをすべて準備しておきましょう。
早い段階で情報を提供しておくことで、取材や不明点の確認にかかる工数や期間を削減し、スムーズな進行につなげられます。

また、思い描いているデザインやイラストのイメージなどがある場合には、
イメージに近いと思うものを参考資料として準備しましょう。
デザインなど感覚的な要素を伝え理解してもらうのは、言葉だけでの指示ではなかなか難しいものです。

③ 朱書き原稿（類似製品がある場合）

※類似製品のマニュアルに変更点を書き加えたもの
類似製品のマニュアルを流用して新製品のマニュアルを作成する場合には、類似製品のマニュアルに変更点を赤字で記入した「朱書き原稿」を作成すると、変更内容が明確に伝わります。

手書きでももちろんよいのですが、修正内容が多い場合などは特に、PDFデータにAcrobat Readerの注釈機能を利用した朱書きもおすすめです。
修正漏れがないかの確認がしやすく、手書き文字による読み間違いなどを防ぐこともできるからです。
ちなみに、最新のAcrobat Readerであれば注釈機能を無料で利用できますよ。

④ ベースにするDTPデータ（類似製品がある場合）

類似製品のマニュアルのDTPデータを提供すれば、DTPの編集工数が抑えられ、コストを抑えられる場合があります。

⑤ 用語集、スタイルガイド

表記（漢字の使用範囲、漢字とひらがなの使い分け、送りがななど）や
文体（ですます調／である調）、記号や用語の使用基準などを定めたルール（用語集やスタイルガイド）がある場合は共有しましょう。

「文書内での表現は統一したいけど、具体的な資料はない」という場合でも、制作会社によっては、用語集やスタイルガイドの作成・整備から依頼することもできます。

ひとつのマニュアルの中で、または内製してきたマニュアル全体で、
表記や書き方のルールがバラバラになっている、どの表記を使えばよいのか作成時に毎回迷っている…などというお悩みもよくあるもの。

この機会に、マニュアル制作会社に相談してみるのもよいかもしれません。

⑥ 定型文

社内で統一して使用している文言（冒頭のあいさつ文、アフターサービス関連の文言、保証規定、保証書など）や法令に基づいて掲載している文言など、一字一句変更できない文言があれば、該当箇所をマーキングしておきましょう。

リライト（文章の書き換え）を含む業務を依頼する場合などは、気づかないうちに文言が変更されてしまう可能性があります。

⑦ ロゴなどの素材データ

※マニュアルに掲載するロゴ（社名ロゴ、ブランドロゴ、商品ロゴなど）など
ロゴ使用についてのルールが取り決められている場合は、ガイドラインもあわせて共有しましょう。

依頼時には、マニュアル制作会社に次のようなことを伝えましょう。

① 作りたいマニュアルの概要

最初に検討しておいた、「依頼の目的」「作成する媒体」「依頼の範囲」「マニュアルの仕様」「制作環境」「スケジュール」を具体的に伝えます。

② 現状の課題

今あるマニュアルで、どのようなことに困っているか、どうしたいかということを伝えます。

③ ターゲットユーザーや使用シーン

マニュアルの読者の属性（年齢・性別・商品についての知識レベルなど）によって、デザインや説明方法などは変わってきます。

たとえば、高齢者をターゲットとしたマニュアルでは、文字サイズやコントラストなどにも気を配る必要があります。

また、マニュアルの使われる場所（暗い場所、狭い場所など）によっては、文字サイズやコントラストだけでなく、ページサイズや冊子の開き方まで検討する必要が出てくることがあります。

④ 基本情報

品名・品番、各部の名称、仕様などすでに決まっている情報を伝えましょう。

⑤ 使用情報

使い方、設定変更、お手入れ・メンテナンスなど

⑥ 安全上、注意が必要なこと

注意事項を守らない場合、人への危害や財産（該当製品以外の物品や家屋など）の損害が想定される内容

⑦ 使用上、注意が必要なこと

注意事項を守らない場合、該当製品が故障したり、該当製品の性能が十分に発揮できなくなったりすることが想定される内容

⑧ トラブルシューティング

問い合わせの多い内容や、エラー時の対応方法、その他のトラブルシューティング

⑨ 制作条件

最低文字サイズなど

⑩ 変更予定部分

貸与できる製品や支給資料から、形状や仕様などが変更になる予定がある場合は、該当箇所とどのような変更になるのかを伝えておきましょう。

制作会社が、変更の内容や度合いによって、優先して作成する部分と後回しにする部分を切り分けて進行してくれます。

弊社のマニュアル作成の流れとサービスのご紹介

さて、ここまでマニュアルを制作会社へ依頼するにあたって、
押さえておきたいポイントを紹介しました。

最後に、実際にマニュアルの作成を依頼した場合、
どのような流れを経てマニュアルが納品されるのか、
弊社の大まかなフローを例に挙げてご説明したいと思います。

また、当サイトでは、次のようなサービスをご利用いただけます。

サービス（抜粋）

・マニュアルの新規作成
・マニュアルの改善
・既存マニュアルを流用したマニュアルの作成
・マニュアルのライティング・リライト
・マニュアルの翻訳・多言語展開
・マニュアルに関するコンサルティング
・マニュアルの内製支援（用語集・スタイルガイド・校正支援ツール用辞書・Wordテンプレートの作成、管理など）
・マニュアルの診断（マニュアル健康診断サービス「ゼロ校」）

対応可能なマニュアル

・製品マニュアル（取扱説明書、システムなどの操作説明書、設置説明書、工事説明書など）
・業務マニュアル
・手順書、教育マニュアル

対応可能な媒体

・紙マニュアル
・電子マニュアル
・webマニュアル
・動画マニュアル

対応可能な制作ソフトウェア（抜粋）

・InDesign
・Illustrator
・Word
・PowerPoint

上記以外にも、長年大手メーカーから信頼を頂いている確かなノウハウから、
マニュアルに関することであれば、なんでもご相談いただけます。

まずはお気軽にお問い合わせください。お問い合わせはこちら！