複数人での校正はPDFがとても便利

投稿日:2018年08月20日
カテゴリー:
投稿者: SG

皆さん、商品企画担当や設計者など関係各所で同時に校正をするときはどのようにされていますか?
校正紙を人数分用意して配布されていませんか?

校正紙を複数人に配布した場合、次のような困りごとが考えられます。
1) 朱書きの取りまとめが大変
2) 同じ箇所に朱書きがある
3) 朱書きか担当者の質問・メモ書きかが判別できない
4) 取りまとめると誰の朱書きかがたどりにくい

校正紙でのやりとりは校正者が増えれば増えるほど大変になり、
また校正紙に朱書きした場合、文字が読みにくいなどの弊害も出てくる可能性があります。

そこでオススメしたいのが、PDFを活用した校正方法です。
なぜ、PDFでの校正をオススメするのかを説明していきたいと思います。
※説明している機能は、Acrobat Pro版のアプリケーションが必要です。

注釈の取り込み機能を活用

1) 注釈パネルの「オプション」メニューを開く

2) 「データファイルの取り込み…」を選択する

3) 注釈されたPDFを開く

4) 注釈が取り込まれます。10件の注釈が取り込まれ13件になりました。
注釈を取り込むことで転記漏れを防ぐこともできます。

注釈絞り込み機能を活用

1)「注釈の絞り込み」メニューより絞り込み方を選択する
・すべての注釈を表示:全表示
・すべての注釈を隠す:全非表示
・レビュー担当者:レビュー担当者ごとに注釈を絞り込む場合
・種類:使用している注釈ツールで絞り込む場合
・ステータス:注釈ごとに設定した内容で絞り込む場合
・カラー:注釈カラーで絞り込む場合

この中でも私がよく使用する注釈の絞り込み方法はステータスです。
「なし・承認・キャンセル・完了・却下」の中からステータスを設定しておくことで後々とても便利になってきます。事前にレビュー担当者間でステータスの意味合いをルール化し、共有する必要があります。

例えば、質問:「承認」、メモ書き:「却下」、保留案件:「完了」とし、
あきらかに修正が必要な箇所には、ステータス設定をしないとします。

修正を進めていく場合は、ステータス「なし」の状態で絞り込みます。
質問の確認を依頼するときはステータス「承認」を選択し確認を行います。
注釈はアプリケーションに設定された名前が表示されるので、どのPCで朱書きをしたかが容易に把握でき、確認作業がスムーズに行えます。
また保留の箇所についても注釈を持ち超すことで次回の修正でも確認漏れが起きにくくなります。ステータス「完了」だけを残してPDFを保存し、それをまた新たに作成したPDFに注釈として取り込めばOKです。

注釈の並べ替え機能を活用

1) 並べ替えをしたい条件を選択します。
「ページ・作成者・日付・種類・チェックのステータス・カラー」から
並べ替えの条件が選択できます。

日付や注釈の種類など必要に応じて並べ替えを行うととても便利です。

いかがでしたでしょうか?
PDFを活用することで紙にはない利便性を手に入れられるはずです!!

しかしながらAcrobatのライセンス1本だけであとはAdobe Readerしか持ってないよ~、複数人での校正なんてうちでは無理だよ~と思われた方へ
そんな環境でも複数人での校正は可能です。
そもそもAcrobat Proが1ライセンスもないよ~って言われると無理なのですが、、、、、
次回の私のブログでご紹介させていただきます。

校正で役立つ10のポイント
 

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