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Webでマニュアルを公開して効果がありますか?

弊社のお客様ではよく以下のようなお悩みを抱えております。

① Webに公開できていない

② 公開しているけどデータの整理ができていない

③ 印刷物と同じデータをただ載せているだけで役に立っているのかわからない

④ Webのメリットがわからない

このようなお問い合わせは、貴社にとって
以下のような不利益を発生させております。

  • ① 製品の使いやすさをユーザーにわかってもらえていない
  • ② PDFだとデータが重いので見てもらえていない
  • ③ ユーザーがどこを読んでいるのかわからないので次の改善戦略に活かせていない

このようなお困りごとを解決するために弊社では、
「Web展開サービス」をご提案させて頂いております。

「Web展開サービス」では、当社の専門スタッフが、お客様の最適なWeb公開方法をご提案します。
現状の課題が発生してしまう原因分析を行った上で、貴社の課題解決に繋がるマニュアル制作の企画提案から制作までワンストップでサポートさせて頂いております。

これまでに以下のような解決案を提示してきました。

ケーススタディ①

いつでもどこからでも閲覧できるようになった。

ケーススタディ②

必要な情報が早く探し出せるようになった。

ケーススタディ③

ユーザーが見ているページがわかるようになり、読まれ方がわかるようになった。

このように、マニュアルをWeb上に公開することで、ユーザーは製品の操作方法をオンラインで確認できるようになります。そうすることで、ユーザーの満足度を高める効果や、問い合わせ件数を減らす効果が期待できます。
マニュアル制作のトリセツでは、Web展開サービスを提供することで、販売促進やユーザーの満足度の向上に貢献いたします。

まずはお気軽にご相談ください。

Web展開サービスによって貴社の業績アップに貢献出来ます。

トリセツのウェブ化、紙媒体とウェブの特徴と課題

取扱説明書(いわゆるマニュアル)は紙媒体で提供しなければならない。それは法的に決められているから。

そう思い込んでいるとしたら少し理解をアップデートする必要があります。

すでに業界的には周知が進んでいるとは思われますが、2012年に発行された国際規格IEC82079-1では「使用説明のウェブでのみの配信も可」とされているからです。

それでは早速トリセツをウェブ化することにしよう。

そうお思いになられるかもしれませんが、トリセツをウェブにするというのは大変に課題の多い事案です。

ひとつには紙媒体で使用説明を制作する歴史のなかで長年に渡って培われてきた品質管理、リスク管理の方法論、考え方をどうやってウェブに持ち込むかということが難しい点です。

また、IEC82079-1では製品のリリース後、製品の予想耐用年数の間、使用説明をユーザーに確実に提供することを義務付けています。この点においてもウェブは紙ほどに長期保存に向いているわけではありません。

よく、ウェブはすぐにアップデートできる、すなわち間違いがあっても瞬時に修正が可能ということをメリットとしてあげられます。
しかし、紙媒体では瞬時にアップデートというわけにはいきません。

まとめると下記のようになります。

紙媒体
* 長期保存に向いている
* 可用性が高い
* 瞬時に更新が難しいために品質管理が重要
* PL法を配慮した制作が常識となっている

ウェブ
* 長期保存に向いていない
* 可用性が低い
* 瞬時に更新が可能なため品質管理が紙媒体に比べて重要視されていない

 

IEC82079-1の要求は、時代の要請とも言えます。国際規格がウェブでの使用説明の配信を推進していくなか、いつまでも紙媒体でのみトリセツを提供するというわけにはいかないと、誰しもが思っているのではないでしょうか。

課題が多いとはいえ、規格に適合したトリセツをつくっていくことは品質への要求にも応えることでもあるので取り組みには大きなメリットがあります。

トリセツのウェブ化、その最大の課題とは?

トリセツをウェブ化するにあたって最大の問題である可用性の担保について。

可用とは「利用・使用することが可能であること」なので、トリセツの可用性というときには「いつでも望んだときに内容を確認できること」となります。ちなみに可用性とはそもそもIT系の用語で、システムが継続して稼働できる能力のことを指します。

紙のトリセツであれば印刷して倉庫に保管していれば、製品の販売期間もしくは保証期間内に確実にその冊子を提供することができます。モノはモノなので消えてしまうことがないからです。

一方、データはどうでしょうか?

スマートフォンやデジタルカメラで撮りためた写真を山のようにお持ちのかたもおられることと思います。 そのデータは未来永劫、必ず閲覧できるのでしょうか?残念ながら、その保証はありません。

しかし、紙にプリントした写真であれば、保管場所が焼失さえしなければ百年先でも残ることは歴史が実証しています。

ウェブサーバーにアップしたデータをPCやタブレット、スマートフォンで閲覧するという行為を日常的に当たり前にしていると、それがあたかも未来永劫に続くものと錯覚してしまいます。ですが、数年前のサイトがNot foundとなって見れないことは実によくあることです。

紙と電子の歴史の差なのでしょうか、まだまだ歴史の浅いウェブでは、可用性の担保というだけでもなかなか難しい問題です。

トリセツのウェブ化、紙とウェブの本質的な違い

紙とウェブの本質的な違いに少し触れていきながら、トリセツのウェブ化の課題について考えていきたいと思います。

トリセツのウェブ化とは、すなわち「トリセツ」というコンテンツをウェブという器で扱おうということです。これまでトリセツは主に紙という器で扱われてきました。

紙とウェブというのは様々な点において大きく違うのですが、改めて考えてみましょう。

  • * 紙はモノが手元にあればいつでも見ることができる
  • * ウェブはコンピューターとインターネットがないと見ることができない
  • * 紙は手で触ることができる物質(アナログ)
  • * ウェブは非物質(デジタル)
  • * 紙は一度印刷してしまえば不変
  • * ウェブは環境が変われば変化する

つまり、紙は**不変**を前提としているのに対して、ウェブは**変化**を前提にしているというのが最も大きな違いではないでしょうか。
変化に強いのがウェブ、不変性をもつのが紙といってもいいでしょう。

ウェブの変化に強いという性質は、例えばマーケティングとの親和性が高いことにも現れています。移りゆく環境の変化にあわせて、柔軟に自身を対応させていくことができるからです。

一方トリセツが目指すのは不変の世界です。新製品が出たり、マイナーバージョンアップで商品が変化していくことはあってもトリセツ自体は一品一様で、基本的には型番・品番ごとにずっと存在し続けるものです。

「ウェブは環境が変われば変化する」というのが、どういうことかというと、例えばGoogle Chromeというブラウザは常に変化していっています。極端な話、1年前に見ていた見え方はもう再現できないということもあるのです。(Google Chromeは自動で自身をバージョンアップをしているので、バージョンを留めることすらできません)

紙とウェブには埋めることのできない本質的な違いがあるというのが腑に落ちてもらえたでしょうか。

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