ターゲットは大事です                  

マニュアル制作において、ターゲットを設定することはとても重要です。マニュアル制作の場面ではありませんが、ターゲット設定の重要性を再認識したエピソードをご紹介させていただきます。

先日、お客様の制作現場でマニュアル改善のための資料を作成しました。
現状のマニュアルでは一部アウトライン化したデータを使っていますが、それをPDF検索できるようにするにはどれだけ大変かを説明するための会議用資料です。

なぜそのような資料が必要だったのかというと、細かいことは省きますが、現状のアウトライン化してのフローはDTPオペレーター主導で、できるだけ作業工数が少なくなるやり方を考えてたどり着いたやり方でした。それに対して「マニュアル内の全文を検索できるようにしたい」というお客様の依頼があったため、作業フローの再構築が必至となったためです。

資料制作にあたって、新しい作業フローやデータの変換方法を伝えることも考えましたが、結局今のフローと予想できる新しいフローの差を見せて、どれだけ負担と時間が増えるのかを見てもらえるよう、プレゼン風の資料としました。
なぜなら、全文の検索をおこなう場合のリスクは、DTPオペレーターは経験上解っているのであらためて説明する必要はありません。しかし、原稿を作成する編集者はDTPの経験がない方ばかりで、どれだけ大変なのかを理解できていない様子でしたので、ターゲットをその編集者に設定したのです。
結果として会議は成功し、PDF検索できるようにするためのリスクと困難さの理解が進んだのではないかと思います。

あまりマニュアルと関係ない話でしたが、通常のマニュアル制作でも読んでもらいたいターゲットによって内容を変えることがあります。そうすることでより伝わりやすいマニュアルとなるのではないでしょうか？