【テレワークのすすめ】新入社員に新人教育担当者が教えたい３つのポイントとは？
投稿日:2021年02月05日
カテゴリー:豆知識
投稿者:
みちこ
働き方改革やコロナ禍の影響により、各企業でテレワークの導入が進んでいます。
本記事では、新入社員が突然のリモート環境で陥りがちなトラブルと、その課題についての解決方法のポイントを解説いたします。
このコロナ禍の時代に新入社員へ教育・指導・育成を行う立場にある、管理職・新人教育担当者様への一助となれば幸いです。
皆さん、こんにちは。
マニュアル制作のトリセツ配信担当の、みちこです。
新年早々、緊急事態宣言が発令され、2021年は波乱の幕開けとなってしまいました。
2020年の緊急事態宣言では、入社後間もない新入社員が突然のテレワークに直面し、会社の社内ルールもわからないまま、大した課題もなく放置され、在宅勤務特有のコミュニケーション不足から生まれるトラブルによって、モチベーションの低下などもあったのではないでしょうか？
また、多くの新人教育担当者様も急なリモート環境でのセミナー型の研修となり、配布資料の準備ができていなかったり、OJTが非常にやりにくくなったり、新人に毎日どんな課題を与えて、何をさせるのが良いのかがわからず放置してしまった、というような、たくさんの気苦労があったかと思います。
今後、まだまだ新型コロナウイルス収束の兆しが見えない状況で、今のうちから新入社員に向けた説明資料や、テレワークのガイドラインを作成しておくことはマストであり、時間とコストをかけてせっかく採用した新人がすぐに辞めてしまわないよう、安心して働くことのできる組織づくりというのは、どの企業も抱える課題であると言えるでしょう。
そこで今回は、新人教育担当者が新入社員に教えておきたい、テレワークを行う際における注意点とその対策、有効なツールについてご紹介したいと思います。
1. はじめてのテレワーク、どうしよう？
202X年、春—―。
新型コロナウイルスが猛威をふるう中、なんとか内定をゲットし、
無事大学を卒業できた新社会人の、みちこ。
就職を機に実家から会社近くのワンルームマンションへ引っ越し、気合いは十分！
就職先の人事担当から渡された事前資料もバッチリ頭に入れて、不安と希望を胸にいざ初出社！
…と思いきや、直属の上司に
「明日からは、自宅でテレワークを行うように」
と在宅勤務での対応を指示されてしまった。
仕事のやり方はもちろんのこと、社会人としての常識すらもわからない状態で、一体どうしたらいいのでしょうか？
上司からは「わからないことは質問して」と言ってもらえたものの、
「なにがわからないのかが、わからない！」という状態です。
意気揚々と迎えた新社会人としてのスタートでしたが、毎日毎日、自宅で一人よくわからない資料を読んで、なにに使うのかよくわからないレポート課題を作成する毎日。
日によっては上司から何も指示がなく、一日中パソコンの前で暇を持て余すなんてことも…。
悩み事を相談できる同僚や先輩もおらず、スキルを身に着けることも望めない、これから先の展望が見えず、こんなはずじゃなかったと、だんだんモチベーションも下がってしまい、その結果、ストレスに耐え切れず、入社3ヶ月もせずに会社を辞めてしまいました。
めでたし、めでたし。
全然、めでたくありません！
新人のみちこ、かわいそう！ すごくかわいそう！！ (T_T)
ということで、新入社員がいきなりテレワークを経験するとどうなるか、ストーリー仕立てで事例を書いてみましたが、いかがでしたか？
ちなみに、私はこの文章を書いていて少し憂鬱になりました。
このストーリーはフィクションですが、実際に起こってもなんら不思議ではありません。
「指示待ち人間」という言葉がありますが、社会人経験のない新人が上司や先輩社員に受け身になってしまうのは当然の話です。
自分で自分がやるべきことを組み立てて考えられるようになるのは、社会人としてキャリアを積んでいるからこそ可能なのです。
この事例のような、かわいそうな新入社員を作らないように、新人教育担当者としては、リモート環境に適応しやすい仕組みづくりと、適切な課題や指示を与えたうえで、オンラインでも容易なコミュニケーションでフォローして育成していきたいですね！
2. テレワークの三大トラブルとその対策方法
それでは、新入社員がリモート環境でつまずいてしまう原因を考えてみましょう。
弊社がテレワークを実施した際のレポート資料の内容を参考に、テレワークにおける問題点とその対策を三つ、書き出してみたいと思います。
ちなみに、弊社テレワーク時のレポートは、無料のダウンロード資料として配布しています。主にマニュアル制作業務に焦点を当てていますが、オフィスワーク全般に当てはまる内容も多いです。
ご興味のある方は下のサムネイルからアクセスしてみてくださいね！
仕事と私生活との線引きがあいまい
テレワークで終日在宅していると、仕事と私生活との線引きがあいまいになり、メリハリをつけるのが難しく、なんとなくだらけてしまいがちです。
勤務時間中は仕事に集中しやすいように、普段の生活導線から外れた静かな部屋を仕事部屋にする、周りになるべく生活用品を置かないなど、気持ちを「仕事モード」に切り替えられる環境を作ると良いでしょう。
また、勤務時間を過ぎてもダラダラと仕事をするのも、あまりよくありません。
集中力を欠いた状態で仕事をしても、作業効率は良くありませんし、私生活の時間に仕事をしてしまうと、気持ちも落ち着かなくなってしまいます。
始業時間、休憩時間、終業時間をきっちり守ると、メリハリもつきやすくなります。
『仕事始めと仕事終わりの時間には必ず～～をする』
といったようなルールを設けて、ルーティン化することで、仕事と私生活の線引きを定めるのも良いでしょう。
運動不足
基本的にテレワーク勤務というものは、終日、パソコン画面に向かい合うことになります。
そのため、どうしても運動不足になりがちです。
デスクワーク中心の仕事をしている方でも、通勤やオフィス内の移動など、「歩く」という運動はしているはず。
これがテレワークになると、特に一歩も外に出ない日なんかは1日1000歩も歩かないなんてことも…。
運動不足は万病の元です。
また、動かないことでストレスの鬱積にもつながります。
前述の項でお伝えしたルーティンをうまく使って、
『仕事始めと仕事終わりの時間には必ず、ウォーキングをする』
というルーティンを組みこむとストレスを発散し、運動不足も防ぐことができておすすめです。
コミュニケーション不足
普段、オフィスで雑談交じりに話すような、ちょっとした確認や「連絡・報告・相談」などは、仕事をするうえで意外と重要です。
メールはいつ読んでもらえるか分からないし、わざわざ電話するほどの内容ではない…。
こういうためらいから、テレワークではどうしてもコミュニケーション不足になりがちです。
また、相手の表情が見えない電話やメールだけだと、ちょっとした行き違いで誤解が生じ、トラブルの原因になってしまうことも多々あります。
Webミーティングツールやチャットツールなどのビジネスに役立つ便利なツールを活用して、インターネット上で円滑なコミュニケーションを築ける環境づくりをしましょう。
3. テレワーク実行に向けてのススメ
さて、ここまでテレワークにおいて、
ありがちなトラブルとその対策についてお話しました。
とはいえ、これらの方法論をいきなり新入社員にあてはめてしまうと、
冒頭での例え話のように、少なからず無理が出てしまうと思います。
そこで、実際にテレワークを実行する前に、自社の業務マニュアルや作業手順書を見直して、右も左もわからない新人が、この教育マニュアルを読んで本当に理解できるのか？
ということを検討し、精査するのもいいでしょう。
しかし、業務マニュアルは内容を熟知している人が作成することが多いため、マニュアル作成者がわかっていることを、わかっている前提で書いてしまうなど、どうしても独りよがりになってしまいがちです。
そんな時は「テクニカルライター」に
マニュアルのリメイク制作を依頼するのはいかがでしょう？
テクニカルライターは常にマニュアルを使う人の立場に立って内容を書き、専門的な用語や難しい言い回しも、かみくだいて一般的な言葉に言い換えるなど、徹底してわかりやすさを追求する、マニュアル制作のプロフェッショナルです。
ちなみに、テレワークを実行するにあたって、今まで直接対面して行っていた会議や打ち合わせなどは、ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールに置き換える企業がほとんどだと思います。
そこで、はじめてWeb会議ツールを初めて使う人に向けて、Web会議に参加する際に必要な準備やマナーをまとめた、ダウンロード資料を作成いたしました。
こちらのコンテンツは無料ですので、
ぜひ、ダウンロードして新入社員の方にも資料としてお配り頂ければ幸いです。
（ただし、Web上での二次配布はご遠慮願います…。）
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
みちこ
