段取り八分・仕事二分                  

タイトルの言葉は、かつての上司に嫌というほど言われた言葉です。
ご存じの方もいると思いますが、ざっくりと説明すれば「事前の準備がよければ、仕事はうまくいく」という意味です。
でも、頭では分かっていても実践することは大変です。何を準備すれば良いのか途方に暮れることもあります。
特に私のように中途半端に実績を積んでしまった後では、考える前にまず身体が動いてしまうので、その度に件の言葉を叩き込まれていました。

同じ上司に続けて言われた言葉に「想像しろ！」というのもあります。
実際の作業を想像し、必要な材料や連絡事項や工数などを考え、事前に準備をしておく。そうすればおのずと段取りが整うということでした。
確かに工程を想像し、必要な材料などが想像できていれば、事前に準備する段取りを組むだけでスムーズに事は進んでいきます。
残念ながら私は想像力が乏しいため、段取り通りに進むプランは組むのは難しいですが、常に気持ちいいくらいプラン通りにマニュアルを作ってみたいと努力しています。

閑話休題、話がそれました。
話を戻しますと、トリセツやマニュアル制作でも同じように段取りは重要です。
事前に準備するために必要があれば取材や撮影をおこなう、分からないところがあれば事前に調べる、新しいレイアウトを構築するなら制作に取りかかる前に検討をすすめてスタイルなどを確定しておき、原稿を書く際はそれに準じて書くことができるようにしておく。
オペレーターやイラストレーターの手配や日程の作成など、事前に段取りすることがたくさんあります。
製品が開発中だった場合、制作途中でイラストや手順が変更になり、急遽対応しないといけないこともあります。

事前にどんな作業が必要で、何を準備すれば良いのか。どんな原稿を書けばスムーズに制作を進めることができるのか。エンドユーザーからの問い合わせを減らすためには、もっとこうした方が良いのでは。
など、たとえ限られた納期の中でも事前の段取り次第で効率を最大化し、さらに見やすいトリセツを作るためにできる工夫が色々とあります。

納期に合わせて急いで作業をおこなう。
もちろんそうしたい気持ちは充分、分かります。
でも、その分詰め切れていない箇所をギリギリまで修正してバタバタするくらいなら、その前に1時間でも2時間でも段取りを考える時間を取ることも必要ではないでしょうか？