誤記を防ぐ方法                  

今回は、弊社で運用しているNGワード検索についてご紹介します。

弊社では、マニュアル作成時のNGワードチェックは担当者の記憶・経験値に頼ったものでした。そのため、別の担当者への引き継ぎ不足や、繁忙期のチェック漏れによってNGワードが残ってしまうという問題があり、お客様にご迷惑をおかけしていました。

こうした問題を解決するために、NGワードをデータベースで管理し、ツールを使ってチェックする工程をシステム化しました。

そもそもNGワードって？

　１．該当しない機能名や機種名
　２．むずかしい専門用語
　３．差別用語などの禁止用語

これらを便宜上、NGワードと呼びマニュアルにあってはいけない用語として 定義しました。 （お客様や業界によって変わるため、そこはルールにしたがって管理します）

どういう管理方法？

２つのデータベースで管理しています。

NGワードの検索をするときは、これらをテキストファイルにダウンロードして検索をかけます。
（説明するためのイメージです。かなり簡略化しています）

どうやって検索？

１．開発した検索プログラムを使ってAdobe Acrobat上で検索（Reader不可）

「ユーザー」は検索除外ワードとして赤い囲みがつきます。
これは、「ユーザ」などのように音引きなしの用語をNGワードとしていると、「ユーザー」もひっかかってしまうことがあるため、ひっかかった場合、除外の意味で赤い囲みをつけています。 　

２．校正支援ツールJustRight!の辞書を作成して検索 　　
※JustRight!は、株式会社ジャストシステム様の製品・サービスです。

２種類の検索により、取りこぼし率がグンと下がります。

この検索システムを導入後、業務フローに「検索」という行為が増えて誤記防止にも役立っておりますが、それ以上に用語管理に対する意識の向上につながったのが大きかったです。

弊社ではNGワードによる不良によって、”用語管理”の重要性を強く感じ、不良の撲滅に力を入れております。