用語統一                  

前回書かせて頂いた、液晶を用いて操作する製品のメニュー名などに[ ]をつけて、それがメニュー名であると説明文で明確にする見せ方をマニュアルでは多用するという内容ですが、その用語の記載を組版ソフトFrameMakerやIndesignが持つ“変数”機能で機械的に管理する方法を紹介したいと思います。

文書内に頻繁に出現する同一の用語をテキストで手打ち入力すると、開発途中で頻繁に変更されるメニュー名などは、テキスト検索にて変更をかけねばなりません。一括テキスト置換を行ってもよいですが、不要な部分まで変更されてしまう可能性があり危険です。変数を使うと対象用語をテキストではなく、エクセルの数式のような形式（FrameMakerでは“定義”といいます）でデータ上に表示してくれます。この定義を毎回変更することによって、用語の変更を的確に必要箇所のみ更新をかけることが可能です。用語だけでなく、マスターページ上にある同じ表現を繰り返し記載するヘッダーやフッターに対しても有効です。

アプリケーションの持つ機能は非常に便利ですが、最後に入念な校正によって間違いを拾うことも多々ありますので、機能を盲信せず自分の目に自信を持って日々業務に勤しんでおります。