「テキストやイラストを追加したいけどスペースが足りない…」そんな時は？                  

ふと学生の時の【席替え】を思い出すと、毎日通ってる場所なのに視点が変わるだけで妙に気分が上がったり、新たな発見を見つけたりして、ちょっと気分がウキウキしていました。このようなちょっとした視点の変化が、私たちの気分や気持ちに良い影響を与えることがあります。

この「ちょっと視点を変えてみる」という意識は、マニュアル制作の現場でも非常に役立ちます。

既存のマニュアルや作りかけのマニュアルに、新しいコンテンツやイラストを追加したり具体的な説明を増やしたりすることはよくあります。また、重要な情報を際立たせるための注意喚起の強調表示や、スペースに制約がある場合には工夫を凝らして追加情報を配置することもあります。

こうした変更が広範囲にわたる場合、前後のページも調整してレイアウトを整える必要が出てくることも考えられます。

今回は、そういった際に役立つスペースを確保するためのポイントをご紹介します。

配置のルールを決める

ページ内の配置ルールを調整することで、スペースを作ることができます。

「イラストは、左または右に統一する」などのような単純なルールを設定するだけでも、情報を追加するためのスペースを確保することができます。

関連項目をまとめる

項目の区切りを罫線で表現することがありますが、これを空白（余白）に変更しても、十分に区切りを表現することができます。罫線をなくすだけで行数が削減され、スペースを確保することができます。

このとき、エンドユーザーが一目で「まとまり」として認識できるよう配慮することが必要です。

カラムを調整する

複数のカラムが均等に配列されている場合、各カラムの上下/左右の幅、文字やイラストの配置などを調整することで、スペースを確保することができます。

フォントを調整する

見出しや本文など、各段落スタイルの文字サイズを全体的に少しずつ下げるなどの調整によって、スペースを確保できる場合があります。

ただし、安易に文字サイズを下げすぎるとスペースが確保できても、肝心の判読性が悪化するため要注意です。また、このような「文字サイズの変更」が有効な場合、そもそもの文章量が多い傾向があります。文字サイズの変更を検討する前に、一度文章そのものの見直しや変更も検討するようにしましょう。

文章の見直しに関しては、
当サイトの記事 「取扱説明書の文章を洗練させる３つの書き方とは？」を参照ください。

これらのポイント以外にも、個人的には第三者に意見を聞いてみる習慣を大切にしています。

個人的な経験だけでは得られない情報やアイデアを得ることができるという点で、非常に大きなメリットがあります。

周囲に意見を仰ぎにくい…という場合でも、ネット上で特定のトピックや問題に関する他人の体験を探してみるだけでも十分です。こういった場所では、さまざまな状況やケースに対する解決策やアイデアが見つかることがあります。自分だけの視点にとらわれず、他人の意見や経験も取り入れることで、より幅広い知識や洞察を得る機会になるかもしれません。

まとめ

ということで、マニュアルにうまくスペースを作り出すためのポイントをご紹介しました。

ぱっと見では余白が無さそうに見えても、視点を絞って工夫することで、読みやすさを損なうことなく情報量を増やすことができるものです。

挿入図を減らしてしまったり、本来必要な文を割愛してしまったりする前に、本記事でご紹介したポイントをぜひ一度試してみてください。

また、レイアウトのコツについてはこちらの記事でもご紹介しています。あわせてご覧ください。

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