【Z世代にも】業務マニュアルの改善で、仕事の効率アップ！                  

みなさんこんにちは！テクニカルライターのmurataです。
突然ですが、あなたの会社の業務マニュアルは使いやすいですか？

• どこに何が書いてあるかわからない
• 改訂を何度もしているから、最新のものがどれか分からない
• 新人さんがマニュアルを読まずに、業務について聞いてくる

などお困りの方には電子マニュアルがお勧めです。
特に、新任管理者になられたばかりの方は、「デジタルネイティブのZ世代の新人には、紙マニュアルが使いにくそうで、こっちも研修がしづらいな」と感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事を読めば、電子マニュアルのメリット・デメリットを簡単に理解することができるので、「うちの会社も電子マニュアルにした方がいいな」と前向きにご検討いただけるようになると思います。

電子マニュアルとは？

「電子マニュアルとは何か」というのが、定義されているわけではありません。
大まかにいうと下記の3種類が挙げられます。

• PDFマニュアル
• HTML形式のマニュアル
• マニュアル作成・管理アプリで作成したマニュアル（電子書籍形式や、独自の形式）

電子マニュアルのメリット4つ

「やりたいこと」で検索しやすい
紙のマニュアルの場合は、目次から必要な情報が記載されているページ番号を調べたり、ページをパラパラとめくって情報を探したりします。電子マニュアルの場合は、例えば「稟議の仕方が知りたい」と思ったとき、電子マニュアル上で「稟議」と検索すれば、「稟議」に関する文章がピックアップされるため、「知りたいこと」にすぐたどり着けます。

場所をとらない
紙のマニュアルは、本棚やキャビネットを圧迫している場合が多いのではないでしょうか。
電子マニュアルの場合は、データは自社サーバーやクラウド上に保存するため、場所をとらず職場がスッキリします。

汚れたり、破れたりしない
紙媒体の場合、黄ばんだり破れやすくなったりと、使用に伴って徐々に劣化していきます。
ですが、電子マニュアルは経年劣化とは無縁です。

マニュアルが常に最新である
HTML形式のマニュアルや、マニュアル作成・管理アプリで作成したマニュアルは変更がすぐに反映されるので、常に最新の状態になります。
PDFマニュアルも必要なときだけ印刷するために、紙マニュアルと比べて改訂するためのハードルが下がり、最新の状態を保ちやすくなります。

電子マニュアルのデメリット４つ

データ消失！？バックアップに気を付けて
電子マニュアルは、データが消えてしまったり、データを誤って消してしまう可能性があります。バックアップを必ずとっておきましょう。

目が疲れる
電子マニュアルは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを見なければいけないため、目が疲れやすくなります。

全体像や量がわかりにくい
電子マニュアルは一度に1～2ページしか表示できないため、全体像や量がわかりにくいです。
しかし、「概要」のページを設けたり、ページ番号にカーソルをあてると「全体の何％目のページか」を表示させたりすることで、全体像や量を把握しやすくなります。

ハッキングされるおそれ
ハッキングにより、データが漏洩するリスクがあります。
下記の対策などを行い、セキュリティーを堅牢にしておくことでリスクを減らすことができます。

• 特定のIPアドレスのみがサーバー利用できるよう制限する
• デバイスのOSやアプリケーションを常に最新の状態にしておく
• セキュリティーソフトを導入する

まとめ

今では多くの企業が電子マニュアルを導入しています。
電子マニュアルにはデメリットもありますが、これから会社の主戦力となる若いZ
世代の人たちにとっては、

• 「バックアップを取ることは当然」
• 「スマートフォンを1日3時間くらい見るため、目をケアすることが習慣づいている」
• 「全体像や量がわかりにくいものでも、目的の情報を検索することに慣れている」

など、デメリットをデメリットとさほど感じていないケースが多いです。

今後は5Gの普及や、働き方改革によるペーパーレス化の推進などで、電子マニュアルの導入がさらに進んでいくことでしょう。

業務を効率的に行うための手段として、電子マニュアルの導入は有効な投資です。
電子マニュアルをご検討の方は、ぜひ弊社にご連絡ください！

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