うちのマニュアル、おかしくない？ ～あなたが感じている違和感の正体とは？～
社内で作っているマニュアルに、このような違和感を覚えていませんか？
他社と比べて、どこかマニュアルらしくないような… デザインが古臭くてダサく見える… どこまで書けばいいのかわからない… 頑張って作ったけど、ちゃんと読んでもらえていない気がする… |
あなたが感じているマニュアルへの違和感、
その正体とは一体何なのでしょうか？
なぜ、そのような違和感があるマニュアルになってしまうのでしょうか？
まずは原因を考えてみましょう。
製品の取扱方法であったり、業務内容の作業手順であったり、
専門性の高い内容をマニュアルとして書き起こすにあたっては、
当然、製品の設計者や業務に詳しい担当者の知識が必要不可欠です。
そのため、専任のマニュアル作成チームのない会社では、
設計者や担当者がマニュアルを作成するのは、よくある話です。
しかし、彼らはマニュアル作成のプロではありません。
マニュアル作成が「本業」ではない以上、
そのノウハウを持っていることは稀ですよね。
本業で忙しい傍ら、仕方なくマニュアルを作っている場合が多いようです。
何年も前に作ったテンプレートをそのまま踏襲しつづけていたり、
作成者によって文の書き方がバラバラであったり、
なんとなく「マニュアルっぽく」なっていればOK！というようなことも…。
専任のマニュアル作成チームのない会社の場合、
以下のようなマニュアルになりがちです。
どことなく野暮ったいマニュアル 統一感のない（作り手に依存する）マニュアル 機能をそのまま説明しているだけのマニュアル ユーザー目線でないマニュアル |
作業に充てられる時間が少ない中でも、なんとか良いマニュアルにしようと、
テンプレートに手を加えたりするものの、
あまり成果が感じられず、あきらめてしまうことも…
具体的に「良いマニュアル」にするには、どうすればいいのでしょうか？
大前提として、
「良いマニュアル」にはどんな特徴があるのでしょうか？
マニュアルは、ユーザー（読み手）のためのドキュメントです。
ユーザーがマニュアルを読むシーンは大きく分けて３つあります。
| マニュアルが主に使用されるシーン |
① 初めて製品・業務に触れる時 ② 製品・業務でわからない事があった時 ③ トラブルや不具合があった時 |
上記のように、ほとんどの場合において、
ユーザーが正確な情報をなるべく早く欲している状況が考えられます。
つまり、
正しい情報を・素早く・わかりやすく
ユーザーに伝えられるのが「良いマニュアル」であると言えるでしょう。
この考え方に沿って、
現状のマニュアルが抱えている問題点を見直し分析することで、
「良いマニュアル」に改善していくことができます。
でも、ちょっと待ってください。
実は、マニュアルの改善において、
問題点の見直し・分析が一番難しいのをご存じでしょうか？
マニュアルの見直し方法についてはこちらの記事でまとめています。
| ▼参考記事 |
端的に結論を述べると、問題点の見直しには、
部署間を越えた複数名でのレビューが優れた方法であると言えます。
しかし、この方法を社内で用いた場合、
社内の不和や企画倒れ、中途半端な改善を招く恐れがあります。
例えば、社内でマニュアルを作成している担当者が、
「良いマニュアルを作るために必要なことだから」と、
他部署の関係ない人に、今まで自分が作ってきたマニュアルを、
酷評されたらどう思うでしょうか。
しかも、マニュアル作りに関して言えば、自分よりも素人達からです。
当然、言われた担当者は傷つきますし、
後々の遺恨や、下手をすれば離職の原因にもなりかねません。
また、部署を超えたとて、
「理想形が分からない」人たちの集まりであることに変わりはないので、
どこを見ればよいのか分からない、なにかおかしいと思っても、
具体的な言葉で指摘する知見がそもそもありません。
つまり、違和感の正体を正しく分析しきれないのです。
ゆえにレビューまでは実行できても、
企画倒れしたり、中途半端な改善で終わる可能性がある、
という問題があります。
ではどうすればいいのでしょうか？
マニュアルの見直し・分析を外部に委託すれば良いのです。
外部に委託することで、現状のマニュアルが抱えている問題点を、
完全な第三者目線で洗い出すことができますし、
社内に余計な不和を生むこともありません。
また、数多くのマニュアル分析の実績と知見から、
マニュアルが抱えている問題点を正しく分析し、改善方法にも精通しています。
マニュアルの分析を依頼するなら？
弊社が提供しているサービス「マニュアル健康診断」では、
テクニカルライターやDTPオペレーターはもちろん、
校正者やWEBディレクターなど、マニュアル制作に長年携わってきたエキスパート達が、
「マニュアル診断士」としてマニュアルを忌憚なくレビューします。
マニュアルの国際規格「IEC/IEEE 82079-1」をベースに
70年間培ってきたマニュアル制作のノウハウや、
最新のトレンドを加味したおよそ100のチェック項目を用いてマニュアルを精査し、
さながら健康診断のように改善点を徹底して洗い出します。
診断結果は、
「診断書」と「個別レポート」というかたちで、
マニュアルとしての状態や改善点をまとめた資料を提供します。
また、改善提案資料ではそのマニュアルに対する改善のご提案に留まらず、
制作環境や特にお困りのポイントなど、事前にお伺いした内容に合わせた、
より具体的で踏み込んだご提案も盛り込みます。
例えば下記のように、資料の内容は顧客のお悩みごとに合わせて様々です。
| システム、制作ルールに関わるご提案（例） |
| ・テンプレートの作成 ・ライティングルールの整備 ・用語の管理 など |
| マニュアルの更新・運用に関わる人材育成、環境づくりのご提案（例） |
| ・校正作業を機械的に支援するツールの導入 ・オンラインセミナーの実施 など |
お客様のお悩みやご要望に沿った、最適な改善方法をご提案します。
サービスの詳細についてもっと詳しい話が聞きたいという方には、
無料の相談会※も随時受け付けております。
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